8 Information zur Datenverarbeitung im Verein gem. Art. 13
8.1 Grundsätze zur Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten.
8.1.1 Verarbeitungsrahmen
Personenbezogene Daten werden im La Leche Liga Deutschland e.V. streng nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei der Betroffenen erhoben. Die Beschäftigten oder Mitglieder des Vereins, greifen ausschließlich im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung auf die personenbezogenen Daten zu.
8.1.2 Rechtsgrundlage
Die personenbezogenen Daten werden,
- gem. Art. 6 Abs. 1 lit b zur Erfüllung des Vertragszweckes,
- gem. Art. 6 Abs. 1 lit c zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung,
- gem. Art. 6 Abs. 1 lit d zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person (Gesundheitsdaten, Medikamente usw.),
- gem. Art. 6 Abs. 1 lit f zur Wahrung der berechtigten Interessen des La Leche Liga Deutschland e.V.
verarbeitet.
8.1.3 Aufbewahrungsdauer
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt wie Sie für die Erfüllung des Vertragszweckes oder zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben, sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
8.1.5 Löschung
Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 8.1.3 genannten Zwecke wegfallen.
8.1.6 Kategorien personenbezogener Daten
Die im Rahmen des jeweiligen Mitgliedschafts-, Vertrags- oder Beratungsverhältnisses mit dem Verein erhobenen personenbezogenen Daten sind:
- allgemeine Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadressen usw.)
- Bankdaten (Kontoverbindungen usw.)
- Pflege und Betreuungsberichte im Rahmen der Beratung
- Medizinische Dokumentationen im Rahmen der Beratung
- besondere Datenkategorien gem. Art. 9 DSGVO und § 46 13 BDSG (Gesundheitsdaten der Betroffenen oder deren Kindes, Krankheitsgeschichte, Medikamente usw.) im Rahmen der Beratung
8.1.7 Weitergabe und Auslandsbezug
Personenbezogene Daten werden weitergegeben an:
- Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden usw.).
- Interne Mitarbeiterinnen / Beraterinnen, die an der Ausführung der jeweiligen Prozesse beteiligt sind. Sie erhalten jeweils nur die Daten, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben unmittelbar notwendig sind.
- Weitere externe Stellen auf besonderen Wunsch des Betroffenen.
Eine Weitergabe an ausländische Stellen findet nur im Rahmen der internen Vereinsarbeit statt. Personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern oder Beraterinnen werden an die La Leche League USA zur internen Verarbeitung übermittelt. Eine Weitergabe an weitere Stellen ist ausgeschlossen. Die Weitergabe besonderer personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO außerhalb einer gesetzlichen Verpflichtung, erfolgt nur unter der ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung der Betroffenen.
8.1.8 Betroffenenrechte
Jede Betroffene hat das Recht auf:
- Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten,
- Berichtigung der Daten, sofern diese unrichtig sind,
- Sperrung der Daten, wenn deren Richtigkeit nicht feststeht,
- Löschung der Daten, wenn die Speicherung unzulässig war oder wird, z. B. bei Austritt aus dem Verein (Recht auf Vergessenwerden)
- Bereitstellung dieser Daten in einem gängigen Format (Recht auf Datenübertragung) gem. Art. 20 DSGVO.
8.1.9 Beschwerderecht
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
8.2 Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Pflichtinformationen gemäß Art. 13 DSGVO
Im Falle des Erstkontakts per E-Mail sind wir gemäß Art. 12, 13 DSGVO verpflichtet, Ihnen folgende datenschutzrechtliche Pflichtinformationen zur Verfügung zu stellen: Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit an der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Verarbeitung für die Anbahnung, Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder eine sonstige Rechtsnorm die Verarbeitung gestattet. Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer ge-speicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ihnen steht außerdem ein Recht auf Widerspruch, auf Datenübertragbarkeit und ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Ferner können Sie die Berichtigung, Sperrung, Löschung und unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
8.3 Nutzung von WhatsApp im Verein
WhatsApp, Inc. erhält personenbezogene Daten (insbesondere Metadaten der Kommunikation), die auch auf Servern in Staaten außerhalb der EU (z.B. USA) verarbeitet werden. Diese Daten gibt WhatsApp an andere Unternehmen innerhalb und außerhalb der Meta-Unternehmensgruppe weiter. Weitere Informationen enthält die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. La Leche Liga e.V. hat weder genaue Kenntnis noch Einfluss auf die Datenverarbeitung durch die WhatsApp, Inc.
Zur Kommunikation nutzen wir im Verein anlassbezogen den Messenger Dienst WhatsApp. Wenn Sie uns mittels WhatsApp erstmalig kontaktieren, gehen wir von einer Einwilligung in diese Nutzung und die damit verbundene Speicherung Ihrer Telefonnummer und der Kommunikationsdaten auf den jeweiligen Endgeräten aus.
8.4 Nutzung von Telefonlisten
In den Stillgruppen werden zur Kontaktaufnahme mit den Teilnehmerinnen Telefonlisten erhoben. Wenn Sie Ihre Kontaktdaten in eine dieser Listen eintragen, willigen Sie darin mit Ihrer Unterschrift ein, dass Ihre dort eingetragenen personenbezogenen Daten an die in der Liste aufgeführten Personen weitergeleitet werden dürfen. Der Zweck dieser Datenerhebung besteht darin, den jeweils aufgeführten Personen eine gegenseitige Kontaktaufnahme zu ermöglichen.
Sie willigen ferner ein, dass Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins, an weitere Personen (Verwaltung, Beraterinnen usw.) weitergegeben und insbesondere zur Kontaktaufnahme und Weitergabe von Informationen und zur Wahrnehmung von deren Aufgaben genutzt werden.
8.4 Erhebung von Kontaktdaten bei der Bücherausleihe
Wir verleihen Bücher und benötigen zur Verwaltung dieser Buchausleihe Ihre Adressdaten. Bei der Buchausleihe erheben wir ferner das Ausleihdatum. Diese Informationen werden bei uns nur so lange gespeichert, bis uns das jeweilige Buch ordnungsgemäß zurückgegeben wurde.
8.5 Nutzung von Online-Formularen
Wir nutzen im Rahmen unseres Beratungsangebotes auch online Formulare. Diese Onlineformulare werden in unserer Vereins-Cloud gespeichert. Für unsere Vereins-Cloud nutzen wir Microsoft365 des Unternehmens Microsoft. Dabei gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft in der jeweils aktuellen Fassung (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement). Ihre personenbezogenen Daten werden bei dieser Datenverarbeitung nicht in das außereuropäische Ausland übermittelt und verbleiben regelmäßig an Standorten in Deutschland. Die Daten werden in verschlüsselter Form übertragen und in der Vereins-Cloud gespeichert. Die Sicherheit der personenbezogenen Daten wird durch geeignete techn. und organisatorische Maßnahmen nach aktuellem Stand der Technik gewährleistet.